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                企業管理

                合同檔案︽管理制度

                發布時間: 2017-11-27

                 合同檔案管理制度

                (試行)

                 

                第一條  為了進一步規範╲公司合同管理工作,根據《AAA級檔案工作規範化管理》、《正誠公司管理制度匯兄弟姐妹編》等相關規定,結合公司的實際☆情況,特制定本制度。

                第二條  本制度所指的合同檔案是公司各職能部門對外※租憑、基本建設、維修業務、裝備采購、技術服務等經營活動中形成的所有合同。其中,技術服務合同↘主要是指公司經營中以項目為中∏心的資料總和,其構成包括招標文件、投標文件、中標通知書、合同文Ψ 本等資料。

                第三條  本制在这双眼中度適用於對本公司所有合同檔案的歸檔及借閱管理▃。

                第四條  合同檔案】的歸檔管理

                一、技術服務合同由安全質量技術部管理;對外租憑、基本建設、維修業務等合同由行政事業部管理;裝備采購等合同由綜合管理部管〓理。以確保檔案的完整、完全和有效利用。

                二、各部室負責統籌、協調、組織、整理、保管各自分管的合同文本並負責監督指導各部两个字之中蕴含門的合同管理工作。

                三、各部門根據工作職能負責合同文檔的形成、簽訂、收集、整理、歸檔工作,並指定︽專人負責所在部門合同管理和移交工作。

                四、合同檔案的移交

                1. 各部門在正式簽署合同後須將合同正本原件移交部門指定負∴責人。

                2. 各部門合同指定負責人將合▅同相關資料分類情况怎么样了移交。

                3. 移交的合同檔案▲必須保證齊全、完整。

                4. 合同檔案移交時必須√填寫《合同檔案〓移交登記表》並當面核對以雙方簽字認可後方可為完成交接手◥續。

                五、合同檔案的管理

                1. 保存的合同檔案每半年清理核對一次,如有遺失、損毀要查明原因及時處理並追究石千山相關人員責任。

                2.要加強合同檔案的統計卐工作,要以原始記錄為依據編制合同統計清單。

                3. 應根據實際需要編制合同檔案檢索工具,以有效地開展合同檔案々的查詢、利用工作。

                4. 要嚴格按照《AAA級檔案工作規範化管理》的要求,做好合同万物皆毁檔案管理,確保安全。

                5. 合同檔案的密級為機密,任何人不得擅自將合同對恨铁不成钢外公開,違者視情節予以處罰▃。

                第五條  檔案資料借◤閱分為借出和查閱兩種方式。

                第六條  合同檔案★查閱與借出

                一、合同檔案的查閱

                1.借◣閱人經部門負責人和主管領導簽字同意方可借閱。

                2. 凡查閱的檔案一律不準復印。

                3. 任何人不得擅自將檔案帶出規定的場所外。

                4. 應做好查閱登記工作。

                二、合同檔案的〇借出

                1. 借出合同檔案进了安检時須履行借出查閱審批手續。

                2.對所有借出的合同檔案資料應當面清點份數、頁數,發現問⌒ 題查明情況,及噗時報告領導。

                3. 借出的合同資料不允許中途轉借他人。

                4. 合同的借出後要及時▼歸,最長不超過5個工作日,不得擅自延期歸還,如遇特殊情況需暗月狂歌繼續借閱,應重新填寫《合同借(查)閱申請表》。

                5. 因工作需要需復印或掃描某合♀同文件時,須填寫《合同借(查)閱申請表》,並經眼中闪出强烈主管領導、總經理審批。

                6.應做好国家借閱登記工作。

                第七條  損壞或丟失資料的處理

                1. 借(查)閱人對所借閱合同檔案必須妥该不是他们忘了交易吧善保管,保守機密,保證安全,任何人不得隨意在所借資料上亂寫、亂畫、塗改、剪裁、拆散,不得№私自復制、調換、汙損、劃線等,更不能擅自復印轉借,更不得損壞和丟失。

                2. 在借(查)閱期╱間發生的一切問題,一律由借(查)閱人負責。

                第七條  合同檔没了影子案僅供本公司利用,公司外單位或個双核1G处理器人需查閱時,應由本單位︻相關人員陪同,並由本公司人員辦轻舞理相關借閱手續,所有合同檔案均需經總經理、董事長批準後方∏可查閱。

                第八條  本制度自  年   月 日起試行。新制度出臺後該制度自行廢止。

                 

                附:

                1. 《合同借(查)閱申請表》

                2. 《合同借(查)閱登記表》

                3. 《合同檔ξ 案移交登記表》


                 

                《合同借(查)閱申請表》

                編號:

                申請人


                所屬部門


                借閱內容


                借閱方式

                借出□      查閱□

                借閱事由

                掃描□      復印□       

                其它(說明):

                借閱日期


                部門負責人意哎呦見:

                分管領導意¤見:

                總∏經理批示:

                董@事長批示:

                備註









                 

                《合同借(查)閱申請表》

                編號:

                申請人


                所屬部門


                借閱內容


                借閱方式

                借出□      查閱□

                借閱事由

                掃描□      復印□     

                其它(說明):

                借閱日期


                部門負責人意見:

                分管領你们想在这里挨揍導意見:

                總經理▂批示:

                董事長批示:

                備註









                 


                合同借(查)閱登記表

                序號

                借閱

                日期

                借閱內容

                借閱

                事由

                申請表編號

                檔號

                借閱人〓簽字

                歸還

                日期

                接收≡人簽字》

                檔案情況

                備註















































































































                 

                合同檔案移都不会再见到楚某交登記表

                序號

                檔案名稱

                頁數

                移交人簽字㊣

                移交日期

                接收人簽字

                備註







































































                 

                 
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